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履歴書による自己表現 [私の便利帖 私の盲点編]

「履歴書の書き方」でインターネットで検索すると、様々な有益そうな情報が得られるだろう。

多くのサイトで紹介されいる内容は、わかりやすくインパクトがある履歴書を作るにはどうすればよいかといったノウハウだ。流儀も様々であろう。詳細はそちらに譲るとして、ここではその根底にある考え方と、私たちの盲点について取り上げたい。

その根底にある考え方というのは、「読み手のことを考えて作成する」ことだ。

メールによる自己表現」のところで紹介したことと、基本的には同じ考え方である。単純なようだが、自分を表現する上で肝となるポイントなので意識しておこう。これは、次に紹介する私たちの盲点につながる。

私たちの盲点
履歴書は一つ作れば使い回せばよいと考えている。

ある企業Aに対して用意した履歴書は、場合によっては他の企業Bには利用できないことがある。
何故ならば企業Aと企業Bとでは、求めている人材が異なる可能性があるからだ。
求めている人材の要件に対して、自分の長所を正確に履歴書に記載すべきである。これは読み手の立場を考えていれば自然に気が付くことだろう。

本日のレッスン
複数の会社に履歴書を出すならば、必要に応じて会社ごとに履歴書の内容を検討しよう。


私たちの盲点
欠点はどうしようもない。

自分は本当に駄目なのか?
多くの人々は、履歴書を作る際に欠点を気にしがちだ。
しかし、欠点は見方を変えると長所として捕らえることもできる。

例えば、控えめで消極的であることを欠点と捕らえていたとしよう。周りから見たら確かにそのような態度はマイナスに写るかもしれない。しかしながら、控えめであることは、慎重であることに起因するのかもしれない。

本日のレッスン

欠点は見方によっては長所に変わる。

要するに同じことでも、見方を変えることで全く別の価値観をもって捉えることができるということだ。
これは自分を正確に表現する上で、ぜひとも知っておいて欲しい知恵だ。

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メールによる自己表現: Step 4.忘れると怖い品質チェック

メールによる自己表現: Step 4.忘れると怖い品質チェック [私の便利帖 私の盲点編]

さてメールによる自己表現の最終ステップは、品質チェックによる仕上げだ。

ステップ3で出来上がったと思っている人は注意が必要だ。
何故ならば、この最後のチェックを怠ると場合によっては致命傷になるからだ。

基本的なチェックポイントは以下の4点である。

1.誤字脱字がないか(英語であればスペルミス)?
本ブログを読みながら、ブログの記事に誤字脱字や不自然な文章に気づかれた皆さんは、「このブログは大丈夫かな」と思われたことと思う。誤字脱字(英語であればミススペル)や不自然な文章を見つけた瞬間に、その文章の信用度を落としてしまうので要注意だ。私たちも気をつけてはいるが、犯しがちなミスだ。

英語のスペルミスは、メールの設定で簡単に防ぐことができるので、まだ設定をしていない人はスペルミスチェックの設定をしておこう。

2.内容は簡潔で読みやすく、わかりやすいか?
メールは、一見して文字がびっしり詰まっていると読む意欲を失う。
論理的に簡潔に記載しよう。本ブログのように3行ぐらいで改行を入れるのも良い方法だろう。

3.送付先は大丈夫か?
間違った送信先にメールを送信する失敗は、誰もが一度や二度はやってしまうものだ。
もしこれが重要な取引先に対してやってしまったらどうか?
特にライバル企業へ送った場合は、おそらく契約を失う窮地が訪れることだろう。

苗字が同じ人に送ったり、失敗のケースは数えきれない。
送信ボタンを押す前に、本当にこの送付先でよいか念のために確認をしておこう。

4.余計なことを書いていないか?
メールの場合は、多くの人が一日に大量のメールを受け取る可能性が高いので、読み手の時間を配慮して余計なことはなるべく書かないようにしよう。

ビジネスメールで、特に書いてはいけないものは感情的な表現だ。

気持ちが高ぶっているときは特に要注意だ。そのときは気持ちで一杯だから、勢い余って威勢のよいメールを送りがちだ。その内容が正しいかどうかではない。問題なのは、メールにはメールの内容をそのまま他者に転送できてしまうといった特質があることだ。相手を信用しているとしても、場合によっては(例えば経営的な判断から)そのメールが他者に転送される可能性がある。

メールを送信するときは当然感情が高ぶっているので、感情メール(もはやビジネスメールではない)の送信には躊躇はない。しかし場合によってはそのメールが思わぬ人へ転送されてしまう。これは、場合によっては後々大きな爪跡を残す可能性がある。出した後では、もう元には戻れない。

「それでもよい」という人は、感情メールを送付すればよい。しかし、その後のことも考えるならば、ここは取り合えず我慢して、メール以外の方法でのアプローチを考えよう。
本来の目的は、メールで感情をぶちまけることではなくビジネスであったはずだ。


私たちの盲点
メールは書き上げた段階で完成したと思っている。

本日のレッスン
メールは書き上げてからが肝心。少なくとも上記の4つの点は確認しよう。
チェックの方法としては、面倒でも一度声に出して読んでみて、不自然なところがないか確認しよう。
感情が高まっているときは、次の日までメールの送信ボタンを押すのを控えよう。
メールは、転送されるリスクが高いことをしっかりと自覚しておこう。

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履歴書による自己表現

メールによる自己表現: Step 3.結論を先に書くレイアウト [私の便利帖 私の盲点編]

さて、ブレインストームなどで思いついた言葉は、グルーピングして整理しよう。
その際に役立つ考えがMECE(ミーシー)だ。

これはコンサルファーム・マッキンゼーが考案したものでMutually Exclusive collectively Exhaustiveの省略形だ。意味は、漏れや重なりがない集合といったところか。ブレインストームで出したアイディアは、バランスを考えて過不足を検討しよう。

おおまかな整理ができたら、このステップ3では次の順でメールを書いてみよう。

ステップ3.結論を先に書くレイアウト

1.自分が何のためにメールを書いているのか記載する。

2.結論を書く。
例えば、情報提供であれば要旨を。依頼であれば、コンパクトにその内容を。
以下のように箇条書きで記載すると、読み手は瞬時に内容を把握できる。

  日時:2009年8月4日(火)15:00-16:00
  場所:○○会議室
  内容:新規○○プロジェクトの件
    予算計画、人材計画、○○計画
  参加者:○○、△△、××・・・

3.背景情報など、詳細な情報を書く。
上記の内容では不十分に感じた読み手が、さらに情報を収集できるように記載する。


このような順序で記載すると、読み手はメールの内容を瞬時に把握でき、また必要に応じてさらに詳細な情報を入手できる。読み手の時間を配慮したレイアウトだ。

このように記載すると、書いている本人も明確に伝えることを意識でき、結果として相手にも正確に情報を伝えられる。また普段から読み手を配慮した心遣いは、将来のコラボレーションにつながるかもしれない。

私たちの盲点
メールは手紙のように書けばよいと考えている。

本日のレッスン
メールは手紙とは異なり、ビジネスの世界では長々と書いたメールは読んでもらえない可能性が高い。
メールの内容を、読み手が正確に短時間で理解できるレイアウトを自分なりに工夫してみよう。

次のステップ4では、仕上げに関して考えてみよう。

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履歴書による自己表現

メールによる自己表現: Step 2.アイディアの創出 [私の便利帖 私の盲点編]

さあメールを書こうと思ったときに、何も思い浮かばず困ったことはないだろうか?

そんなときのお勧めがブレインストームだ。
通常ブレインストームは、複数のメンバーで実施する。ルールは単純だ。

1.テーマに関連する言葉で、思いつたことはどんどん書く(付箋などが便利)。
2.相手の思いつきにも積極的に便乗する。
3.決して相手を否定しない。

この3つのルールを守れれば、テーマに関連する多くの関連する言葉を見出せる。
その際、思わぬ発想に出会えるのもプレインストームの魅力だ。

一人のときは、ひとりブレインストームをやればよい。

思いつく言葉が尽きたら、今度はそれらの言葉をテーマにあわせていくつかのグループに分けるとよい。付箋を使うと様々な組み合わせを何度でも試せるので便利だ。

その後は、全体的に見てバランスが悪いようであれば、追加したり削除したりすれば良い。

全体の枠組みを最初に考える方法もあるが、自分が考えた先入観に縛られて自由な発想を妨げる可能性がある。一度思い込むと、なかなか自由に発想できないものだ。

次回はブレインストームで作ったマップを、具体的にわかりやすく並び替える方法を考えてみよう。

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履歴書による自己表現

メールによる自己表現:Step 1.目的の明確化 [私の便利帖 私の盲点編]

困ったメールに、
単なる情報なのか、あるいは何かして欲しいのか、よく分からないメールがある(多い?)。

ビジネスの世界では、これはまずい。
メールで読み手を混乱させないために、まず気をつけたいのは「メールの目的は何か?」について、きちんと意識することであろう。

メールの目的には、大きく分けて情報伝達とアクション依頼がある。
まずは自分の目的が、「伝達」なのか「アクション」なのか、はっきりさせよう。

目的が情報であるならば必要な情報を、読み手にアクションを依頼したいならば、対象とアクション内容を明確にしよう。これらの点に気をつけるだけで、ずいぶんしっかりとしたメールになる。

私たちの盲点
ビジネスメールには、明確な目的があることを意識していない。

本日のレッスン

メールの目的が、情報伝達かアクション依頼か(両方なのか)明確にしておこう。もし相手にアクションを求めるのであれば、その意図が相手にきちんと伝わるようにメールを作ろう。

次回は、メールの内容に関してバランスよく情報を盛り込む方法を考えてみよう。
これは、伝達にせよアクション依頼にせよ、役に立つ方法である。

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メールによる自己表現:4ステップで簡単に作成 [私の便利帖 私の盲点編]

ここではメールによる自己表現2として、4つのステップでメールを作製する方法を取上げる。

親しい人へのメールならば、あまり考えることもあるまい。
しかし相手が上司であったり、顧客であったりした場合はどうだろうか?
ましてや海外の大学の先生や会社の役員だったら?

おそらく時間をかけて試行錯誤することだろう。初めてならば一日中メールと取り組んでいるかもしれない。学生ならともかく、社会人ならばそんなに時間をかけて取り組むことも許されないだろう。

そんなときに、ちょっとしたコツを知ることで、割と短時間にメールを仕上げる方法があるとしたら?
人によって様々な方法があるが、ここではメールの作製を単純に4つのステップに分けて考えたい。

4つのステップは次の順番だ。

Step 1. 目的の明確化
Step 2. アイディアの創出
Step 3. 作成のルール
Step 4. 仕上げ

次回からは、ステップごとに考えていこう。

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メールによる自己表現:読んでもらるタイトルとは? [私の便利帖 私の盲点編]

相手方にコンタクトを取る時にメールを使うことが増えている。
メールを出した段階から、実は「自分のプレゼンテーション」は始まっている。

せっかく出したメールも、内容が相手に伝わらなかったら、次のステップにつなげることは難しいだろう。メールで一番最初に目に入るのはタイトルである。そこで、ここではまずタイトルについて考えてみよう。

「RE:RE:RE:・・・」タイトルのメールをもらったことがあるだろう。これでは何のメールなのか、さっぱりわからない。

このようなメールをもらった場合、話を聞く前から 「この相手は、自分の時間を奪う相手だな」 と思うのではないだろうか。こんな失敗で、次のステップへつながるチャンスを失うのはおしい。

ではどうすればよいのか?実はタイトルを作るとき(文章を作るとき)には簡単なルールがあり、それを少し知っているだけで分かりやすいタイトルを作ることができる。ここでは単純ながらも重要なエッセンスを知っておこう。

いくつかのタイトル例を見てみよう。

タイトル例1.RE:RE:RE:・・・
おそらく内容とタイトルは全く関係がなく、中身を読んでもらえない。

タイトル例2.依頼
依頼だけでは気味が悪いメールで、すぐにアクションしようという気にはなれない。

タイトル例3.○×会議
会議であることはわかるが、自分がこのメールを読まないといけない理由がわからない。

タイトル例4.出席依頼:○×会議
このタイトルであれば、会議(What)への出席依頼(Why何故読まないといけないのか?)されていることがわかる。依頼が会議であれば、さらに場所時間が書いてあると、タイトルを見た瞬間に読み手に求められているものがわかる。

5W1Hが大切とよくいうが、タイトルに最低必要なのは、 WhyとWhatである

これを知っているだけで読み手にとって非常にありがたいメールとなるだろう。実は後で自分にとっても役に立つ。タイトルで容易に各種の検索を短時間にできるからである。後々の自分の時間をセーブするためにも、少し工夫を加えてみよう。

私たちの盲点
メールは出せば読んでもらえると思っている。

本日のレッスン
読んでもらうには、読んでもらうための工夫が必要である。
タイトルなら最低WhyとWhatを盛り込もう。

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外見による自己表現: 意外と知らない自分のこと [私の便利帖 私の盲点編]

ここでは、「外見」を取上げる。

多くの人は、内容が良ければ外見はどうでもよいと思っているのではないだろうか。学問や芸術の世界では、それでも通用することもあるだろう。ただビジネスの世界では、まず通用しないので注意したほうがよい。

他人のプレゼンを見て気になったことがないか?例えば、ビジネスの場で奇抜な服装をしていたり、体がふらふらしていたり、下を向いていたり、目がキョロキョロしていたり、いわゆる落ち着かない人だ。その時にどのように感じただろうか?

この相手は自信がないな、従ってこの話は信用できないかも等と感じたのではないか。そう思ったならば、皆さんが思っている以上に外見は重要ではないか。

外見のチェックポイントは以下のようなもの。
・TPOにあわせた服装ができているか?
・体がふらふらしていないか?
・目がキョロキョロしていないか?
・聴衆を見て話しているか(多くの人が聴衆を見ないで、資料を見ながら話をしている)?

なんでもないようであるが、ちゃんとできている人は少ない。

無くて七癖。自分で意識していても、なかなか自分自身ではわからないもの。

ではどうすれば改善できるのか?
できれば友人や家族などの身近な人にお願いして、自分のプレゼン(発表)を見てもらい、率直な感想を得ることである。第三者を目を通して、自分は知らないが他人は知っている自分を知り、プレゼンテーションの改善を行うのである。

私たちの盲点
中身が良ければ、外見は関係ないと思っている。

本日のレッスン
実は外見で判断されることもある。身近な人にプレゼンをして率直な意見を聞いてみよう。

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声による自己表現: 声の大切さについて [私の便利帖 私の盲点編]

プレゼンテーションを考える際、大切なものはなにかと聞かれると、多くの人は提供する資料をあげると思う。もちろん資料が一番大切であることは言うまでもないが、忘れられがちなのは聴覚的要素としての「声」の重要性である。

落ち着いた口調でしっかりと話をする人を見て、いいなと思われた方も多いと思う。自分も同じように・・・とは思っても、自分の声や話し方は変わらないと思っているのでは?

実は自分の声は選ぶことができる。声の高さ、質、大きさ、話すスピードなど、練習することで変えることができる。例えば落ちついた話し方を身に着けたいならば、普段より少し低い声でゆっくり話せばよい。そのように心がけるだけで、ずいぶんと異なった印象を相手に与えることができる。

練習方法は、文部科学省CLARINETなどにある滑舌(かつぜつ)練習などを教材に練習するとよい。ここには練習方法も書いてあるのでとても参考になる。コツは、毎日練習すること。さあ、さっそくやってみよう。

私たちの盲点
声は大切ではない、あるいは大切だと思っても今の自分の声は変えられないと思っている。

本日のレッスン
落ち着いた話しぶりは相手に信頼感を与える。落ち着いた声も練習により習得できる。

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プレゼンに必要な自己表現: 学べば誰でも上達できる。 [私の便利帖 私の盲点編]

私は大学院生や社会人を対象に、創薬・育薬に関する専門教育に加えて、プレゼンテーション(プレゼン)や交渉、プロジェクトマネジメントなども教えている。

これらの能力は、アカデミアを含めて社会で活躍する上で重要なスキルであるにも係わらず、大学で開講しているところも少なく学べる機会もあまり無い。

ではどうやればひとりで学べるのだろうか?実はプレゼンのエッセンスを少し知るだけで、誰でも程度魅力的な自己プレゼンができるようになると考えている。

この「プレゼンの盲点」のカテゴリーでは、
プレゼンテーションの際に、あまり重視されてないものの 実はとても大切な要素(プレゼンの盲点:blind spot)をいくつか取上げる。皆さんのプレゼン能力向上のヒントになれば幸いである。

私たちの盲点
プレゼンは難しいし、実践でしか学べない。

本日のレッスン
プレゼンには、エッセンスやコツがある。それを学べば誰でも上達できる。

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夜中でも明るいストックホルム(2009年6月30日24:00)。夜明けはすぐだ。

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